Як медичний центр передав IT без втрати 10 років знань

Великий медичний центр опинився перед критичною зміною: єдиний головний IT-фахівець, який понад 10 років відповідав майже за всю інфраструктуру, повідомив про звільнення.

Замість простої заміни адміністратора ми допомогли компанії зберегти накопичені знання, зробити інфраструктуру прозорою та побудувати модель підтримки, яка більше не залежить від однієї людини.

Вихідна ситуація

Керівництво розуміло, що втрачає ключового співробітника, але не мало відповідей на базові питання:

• які системи він підтримує;
• які знання та компетенції потрібні наступнику;
• які процеси задокументовані;
• які рішення існують лише «в голові» фахівця;
• наскільки робота бізнесу залежить від конкретної людини.

Головним ризиком була не сама кадрова зміна, а можлива втрата знань про критичну IT-інфраструктуру медичного центру.

Що ми зробили

1. Провели експрес-аудит

Через терміновість ситуації ми почали з короткої діагностики. Потрібно було швидко визначити масштаб IT-систем, критичні сервіси, використовувані технології та компетенції, необхідні майбутньому спеціалісту.

Під час аудиту з’ясувалося, що за роки роботи інженер створив десятки власних рішень, про які майже ніхто в компанії не знав:

• самописну систему керування записом пацієнтів;
• модулі інтеграції лабораторного обладнання;
• кастомні автоматизації;
• нестандартні сценарії резервного копіювання;
• інші рішення без документації.

Стало зрозуміло: найняти нового адміністратора недостатньо. Спочатку потрібно зберегти знання та прибрати приховані залежності.

2. Задокументували всю інфраструктуру

Наступного дня після погодження проєкту наш спеціаліст почав працювати разом із внутрішнім інженером. Завданням було не просто вивчити систему, а зафіксувати все необхідне для її безпечної підтримки.

Клієнт отримав:

• детальний опис усіх сервісів;
• структуровану базу знань;
• схеми мережі;
• перелік серверів та їхніх ролей;
• опис інтеграцій і кастомних рішень;
• упорядкований перелік доступів;
• контакти зовнішніх підрядників;
• рекомендації щодо підтримки кожного сервісу та подальших дій.

Уперше компанія отримала цілісний опис власної IT-системи.

3. Склали план модернізації

Паралельно ми підготували покрокову дорожню карту розвитку інфраструктури.

До пріоритетних завдань увійшли:

• відмова від критично важливого самописного програмного забезпечення;
• підбір комерційної системи запису та допомога з міграцією;
• документування кастомних апаратних рішень;
• впорядкування резервного копіювання;
• перевірка можливості швидкого відновлення після аварій.

Планові покращення охопили модернізацію Wi-Fi, перехід на сучасну корпоративну пошту та оптимізацію серверної інфраструктури для зниження витрат на електроенергію й подальшу експлуатацію.

Після погодження дорожньої карти роботи розділили на окремі проєкти та почали виконувати без зупинки медичного центру.

4. Перебудували модель підтримки

IT-Premium взяла на себе:

• адміністрування серверної інфраструктури;
• підтримку критичних сервісів;
• моніторинг;
• резервне копіювання;
• управління змінами.

На час пошуку нового співробітника наша команда також забезпечила підтримку користувачів. Усі звернення перевели до єдиної Service Desk-системи, де їх можна фіксувати, контролювати та використовувати для розвитку бази знань.

Коли компанія найняла нового внутрішнього IT-фахівця, він одразу почав працювати в уже побудованих процесах разом із командою IT-Premium.

Результат

До завершення проєкту клієнт отримав не просто заміну адміністратора, а керовану IT-інфраструктуру.

Критичні сервіси тепер підтримують спеціалізовані інженери, а внутрішній фахівець зосереджується на оперативних задачах. Сукупна вартість підтримки знизилася, а її надійність зросла.

Ми не просто допомогли замінити IT-фахівця. Ми прибрали критичний ризик залежності бізнесу від однієї людини.